住院病员办理入院手续到病房，需要告知病员及家属并签订《患方住院授权委托书兼承诺书》、《住院患者外出检查风险告知书》、《住院病人离院责任书》等一系列责任性通知书，这项工作繁琐且容易重复和遗漏。消化内科病人多，周转快，特别是急诊病人入院时一般病情危重，医生往往忙于问诊、下医嘱而忽略了签署通知书这一工序，导致病员出院时病历不完善，给医生护士的临床工作都带来很多麻烦。为改变这一现状，科室建立了“入院文件签署品管圈”，由办公室护士负责将一系列的责任性通知书整理好并告知病员或家属签字妥当后放于病历牌中以简化工作流程。
        “入院文件签署品管圈”的建立，规范了病历管理流程，明确了医生、护士的责任，减少了重复、遗漏给工作带来的负担，加强了医护之间工作的配合，提高了工作效率，受到医护人员和患者的一致好评。