全院各部（科）：
    为了适应医院的信息化建设和发展，今年6月经医院批准由采供维保部后勤服务中心联合后勤各部（科）和信息中心以项目的方式成立了“全院后勤各类申请报告的电子化管理”小组。项目宗旨：方便一线，提高服务时效，改善服务质量，实现偱证管理和服务溯源，并通过Email传递后勤制定的各类标准化电子申请表单，以一站式服务的形式，进行统一管理、统一传递、统一回复，从而提升全院各部（科）申请报告的时效性、减少申请报表由人工传递造成的误差。现向全院各部（科）通报项目实施内容和配合完成Email地址的归集任务。
1、目前后勤管理中涉及到的申请表单有：《仪器设备购置申请表》、《耗材购置申请表》、《调剂、报废仪器设备审批表》、《科研实验设备购置/维修申请表》、《安装改造申请表》，各类表单可在网上下载，详细分类说明将在发布的电子申报表中注明。
2、表单传递规范。为使电子化表单的传递流程能顺利实施，项目组对表单传递、审批、审核进行了相应规范，并得到院领导审批通过。该规范规定如下：

• 部门（科室）负责人应根据部门（科室）的管理需要对各类表单申请的审批权限进行规定。
• 凡具有部门（科室）内审批权限的人员需通过Internet申请私有邮箱地址，建议科室可在医院www.cd120.com主页上方的“申请邮箱”中申请医院邮箱。
• 由于申请的邮箱地址和密码是唯一的，对应的人员也是唯一的，因此规定科室申请表以发出邮件的Email地址对应的人员姓名为审核依据（默认该人员通过该邮箱发送的申请单即为该人员签字认可）。
• 后勤服务中心针对后勤不同的申请需求制定了标准化电子表单。部门（科室）在按要求填写完电子表单后，表单会自动生成表单号，该表单号即为后续工作流程的追踪依据，邮件到达采供维保部后即进入审批、实施、反馈等流程。
• 部门（科室）在需要对提交的申请项目进行进程查询时可向后勤服务中心发出询问邮件，后勤服务中心会在查询后及时向您提供项目进程情况。
• 后勤服务中心使用统一Email地址接受全院的针对后勤服务的申请报告。地址为： caigong_zxfw@mcwcums.com
• 发送邮件是否到达确认方式：在后勤服务中心的邮件接收端设计有自动回复功能，科室以24小时内收到的自动回复为申请成功递交的依据，24小时内没有收到后勤服务中心的自动回复，视为申请单传递不成功，科室需电话联系后勤服务中心进行协调。科室在没有收到回复的情况下，也没有电话询问时，后勤服务中心视为无申请。

3、为使上述规范得到实施，现需收集部门（科室）具备审批权限人员的Email地址，请按照下表的规范格式填写信息，打印后由部门（科室）负责人签字认可，并在2009年8月15日前将该表交采供维保部后勤服务中心备案。

4、申请单分类说明：（详细说明在发布的电子申请单中）

5、采供维保部后勤服务中心在2009年8月15日后整理各部门（科室）的邮箱信息，并进行收发邮件测试。时间为8月17日-8月28日。
6、从2009年9月1日起全院针对后勤服务的各类申请单将全面实施Email邮箱申报，电子申报表将通过Email方式和医院CD120进行发布。部门（科室）应按电子申报表的要求填写后发送到后勤服务中心的统一邮箱caigong_zxfw@mcwcums.com，对单据的信息咨询也一并发该邮箱询问。为便于统一管理，从2009年9月1日至10月1日为项目的试运行期，后勤服务中心将与全院各部（科）加强协调与沟通，修正项目运行中的问题。从10月1日起后勤将不再接受纸质和电话方式的各种申请报告。
7、当部门（科室）有紧急项目需要请购、安装或改造时，请在电子申请单相应栏位写明紧急事由，后勤服务中心收到邮件后将按紧急程度分类转发急件处理。当出现网络问题无法发送邮件时，请科室将填写的电子申请表单打印，由负责人签字后送后勤服务中心，科室应在网络畅通后补发电子申请邮件（以方便追踪信息）。对重大事件、灾害等启动的应急物流配送，按应急物流管理流程进行处理。
8、从9月1日起采供维保部将接受全院各部（科）的年度申请计划，包括科室2010年度的万元以上仪器设备采购计划、空间改造计划。科室应站在科室发展、学科建设的角度组织人员对2010年度计划进行讨论。科室须在9月1日起至11月15日截止的2个月半月间提交申请表（请使用统一格式的电子申请表）到后勤服务中心，在此期间后勤服务中心将收到的申请单转发相关部门进行评估。截止时间后，采供维保部不再受理2010年年度计划。
 

9、项目时间安排表

项目咨询电话：吴晓东81812091、陈文静85422205

                                四川大学华西医院
                                2009年8月5日