自1984年医院档案科正式成立以来，四十年的光阴见证了它从全院文档保管的实体库房，到以信息化为核心驱动力的档案信息服务数据库的华丽蜕变。在这漫长的岁月里，档案科始终坚守着为党管档、为院守史、为民服务的崇高使命，特别是在新时代的背景下，更是紧密围绕习近平总书记关于档案工作的重要论述，以服务中心、服务大局为工作导向，推动档案资源建设的全面升级。

一、信息化重塑档案服务生态

翻开泛黄的全宗目录寻找案卷号，在厚重的文件夹检索文件号，走进泛着淡淡霉味的库房，最后在层层叠叠老旧的档案柜中找到一份用细绳捆绑的稿纸……传统手工检索的时代已成过往，信息化、标准化、规范化的档案整理正在推动档案服务提质增效。

手工检索使用的档案索引目录

2009年，医院首次引入市场化的档案管理系统，实现了馆藏档案目录数据的全面上线和在线检索、查阅功能。这一变革极大地简化了档案检索流程，利用者只需登录系统，输入关键词即可快速找到所需文件的档号信息。2022年，为了配合智慧医院管理分级评估建设，医院再次对档案管理系统进行了全面升级，新增了全文检索、高级检索等多种检索方式，实现了文字、图像的精准、模糊检索，进一步提升了档案服务的便捷性和高效性。

在档案科工作了几十年的职工邹江蓉说道：“原来每次找档案很不容易，手写的索引目录字迹难以辨认，翻完之后一手灰。现在好了，我们可以依靠信息系统，输入关键词、主题词，一键检索全部搞定。”

二、存量数字化：档案资源的再生与利用

医院目前保管着全院四十余个职能部门从20世纪五六十年代至今的文书档案，数量庞大且部分档案已出现字迹消退、纸张损毁的情况。为了解决这一问题，医院于2022年启动了档案数字化专项工作，挑选利用价值大、查阅频次高的文书档案进行数字化处理，形成了超70万页的再生电子档案资源。

档案数字化工作现场照

数字化后的档案资源不仅节省了存储空间，还大大提高了档案查阅的效率。利用者无需再前往档案科实地查看档案内容，只需登录档案管理系统即可在线浏览、下载打印所需文档。这一变革简化了办事流程，提高了查档效率，便利了同一主题的信息汇总和编研工作。

医院组织部核实党员历史信息，需要时常查阅组织工作相关档案。之前每次查阅先要到库房找到案卷，再到阅览室翻阅纸质档案，然后逐张拍摄/复印，或者全卷借出到办公室查看。为了完成查阅工作需要在办公室、库房、阅览室之间来回跑。但现在文书档案数字化之后，足不出户就能看到想要的数据。“有一次我查找2002至2005年的党员名册、党支部组成、党员发展情况等电子档案，全程线上浏览，还能按照权限打印/下载，工作效率提高不少”组织部的小杜老师开心地说道。

三、增量电子化：档案工作的全面升级

在存量档案数字化的基础上，医院于2023年启动了档案全流程电子化的试点。通过建立对接数据库，实现了OA系统自动传递数据与档案管理系统的无缝对接。这一变革每年可节约打印纸超3万张，降低库房空间需求，免去纸质文件按部门分发的归档环节，有效避免文件多部门流转造成的原件丢失问题。

同时，档案管理系统已对接医院的统一身份认证平台，实现了统一身份认证及单点登录。医院所有兼职档案员可通过手机扫码、短信认证等形式快捷登录档案管理系统，进行档案著录、档案检索、文件上传、在线查借阅等操作。这一变革不仅提高了档案工作的效率和质量，还推动了档案服务的智能化和个性化发展。

档案管理系统中对接库数据显示

四、展望未来：信息化驱动下的档案服务新图景

随着信息化建设的深入推进，医院档案科的服务能力得到了显著提升。2024年，档案科处理文书档案查（借）阅352次，提供文档2323份，其中电子档案占比36%。这一数据有力证明了信息化在提升档案服务效率、满足医院各项工作需求方面的重要作用。特别是在大型医院巡查、年度财务审计、院内基建项目改建等工作中，档案科提供的电子档案资源为相关工作的顺利开展提供了有力保障。

电子文档在线利用统计图

未来，医院档案科将继续以信息化为引擎，不断推动档案服务向更高质量发展。一方面，将进一步深化档案数字化工作，扩大数字化档案的覆盖范围；另一方面，将积极探索新技术、新方法在档案管理中的应用，持续数字档案室建设工作，以进一步提升档案管理的智能化水平和服务效率。同时，还将加强与医院各部门的沟通与协作，共同推动医院档案管理工作的全面升级与发展。